Apología de six sigma.
Nombre: Abraham Aejandro Rodríguez Martínez.
Introducción
Como hemos entendido seis sigma representa una filosofía de trabajo y una meta métrica, que nos ayuda a medir el desempeño de un proceso en cuanto al nivel de productos o servicios fuera de especificación. Entiendo que es una filosofía de trabajo que significa mejoramiento continuo de procesos y productos apoyándonos de la aplicación de la metodología seis sigma, la cual nos permite incluir un apoyo de las herramientas estadísticas además de otras, tiene como meta, un proceso con nivel de calidad seis sigma el cual significa tener un nivel de calidad de clase mundial al no producir servicios o productos defectuosos.
Hace muchos años que seis sigma es una popular filosofía gerencial. La primera empresa que utilizo esta metodología fue Motorola sobre la década de 1980 y luego general electric hizo de ella la filosofía la filosofía gerencial más popular de la historia.
Como sucede en la vida cotidiana todo lo que se vuelve popular, abundan muchos mal entendidos en torno la manera de llevar seis sigma a la práctica. En particular como sabemos esta filosofía gerencial se basa a los hechos y los datos que se usen para tomar decisiones en la organización.
Definición de 6 sigma
Podemos decir que seis sigma es un enfoque revolucionario de gestión que nos permite medir y mejorar de la calidad, y al mismo tiempo satisfacer las necesidades de los clientes y lograrlo con niveles próximos a la perfección. Dicho en pocas palabras, es un método, basado en datos, para llevar la Calidad hasta niveles próximos a la perfección, diferente de otros enfoques ya que también corrige los problemas antes de que se presenten. Más específicamente se trata de un esfuerzo disciplinado para examinar los procesos repetitivos de las empresas.
Literalmente cualquier compañía puede beneficiarse del proceso Seis Sigma. Diseño, comunicación, formación, producción, administración, pérdidas, etc. Todo entra dentro del campo de Seis Sigma. Pero el camino no es fácil. Las posibilidades de mejora y de ahorro de costes son enormes, pero el proceso Seis Sigma requiere el compromiso de tiempo, talento, dedicación, persistencia y, por supuesto, inversión económica.
Un típico coste de no Calidad -errores, defectos y pérdidas en los procesos- puede suponer el 20 ó 30 por 100 de las ventas. El campo es amplio, incluso sin llegar al nivel Seis Sigma (3,4 errores o defectos por millón de oportunidades), las posibilidades de mejorar significativamente los resultados son ilimitadas. Solamente será necesario que la organización ponga a disposición sus capacidades y proceda de manera consistente con sus recursos. El concepto Seis Sigma ayuda a conocer y comprender los procesos, de tal manera que puedan ser modificados al punto de reducir el desperdicio generado en ellos. Esto se verá reflejado en la reducción de los costos de hacer las cosas, a la vez que permite asegurar que el precio de los productos o servicios sean competitivos, no mediante la reducción de ganancias o reducción de los costos de hacer bien las cosas, sino de la eliminación de los costos asociados con los errores o desperdicios
Literalmente cualquier compañía puede beneficiarse del proceso Seis Sigma. Diseño, comunicación, formación, producción, administración, pérdidas, etc. Todo entra dentro del campo de Seis Sigma. Pero el camino no es fácil. Las posibilidades de mejora y de ahorro de costes son enormes, pero el proceso Seis Sigma requiere el compromiso de tiempo, talento, dedicación, persistencia y, por supuesto, inversión económica.
Un típico coste de no Calidad -errores, defectos y pérdidas en los procesos- puede suponer el 20 ó 30 por 100 de las ventas. El campo es amplio, incluso sin llegar al nivel Seis Sigma (3,4 errores o defectos por millón de oportunidades), las posibilidades de mejorar significativamente los resultados son ilimitadas. Solamente será necesario que la organización ponga a disposición sus capacidades y proceda de manera consistente con sus recursos. El concepto Seis Sigma ayuda a conocer y comprender los procesos, de tal manera que puedan ser modificados al punto de reducir el desperdicio generado en ellos. Esto se verá reflejado en la reducción de los costos de hacer las cosas, a la vez que permite asegurar que el precio de los productos o servicios sean competitivos, no mediante la reducción de ganancias o reducción de los costos de hacer bien las cosas, sino de la eliminación de los costos asociados con los errores o desperdicios
Importancia del seis sigma
El primer punto que se debe quedar claro es la importancia de aprender sobre los fundamentos del seis sigma y el por qué se deben implementar en la organización. Se debe conocer lo necesario para aprender en como la empresa pueda ser más competitiva, mejorando tanto el desempeño hacia lo interno como hacia los clientes. Tanto la alta gerencia como el personal que se va a involucrar en los proyectos seis sigma deben ser adecuadamente capacitados para luego convertir el costo de la información en crecimiento para la empresa.
Como esencia principal de seis sigma es la reducción de la variación de los procesos, es muy importante conocer las herramientas estadísticas o principalmente sigma o desviación estándar, con el cual se mide la variación de los procesos.
Con el seis sigma se busca determinar la capacidad real de los procesos para cumplir con los requisitos del cliente, y reducir la probabilidad de que estos fallen, reduciéndola a 3.4 defectos por millón de oportunidades.
Se reseña además, que la meta de Seis Sigma es ayudar a la gente y a los procesos a que aspiren a lograr entregar productos y servicios libres de defectos. Si bien Seis Sigma reconoce que hay lugar para los defectos pues estos son atinentes a los procesos mismos, un nivel de funcionamiento correcto del 99,9997 por 100 implica un objetivo donde los defectos en muchos procesos y productos son prácticamente inexistentes.
La meta de Seis Sigma es especialmente ambiciosa cuando se tiene en cuenta que antes de empezar con una iniciativa de Seis Sigma, muchos procesos operan en niveles de 1, 2 y 3 sigma, especialmente en áreas de servicio y administrativas.
Se insiste en señalar, De aquí que la gerencia no puede pasar por desapercibido lo que aporta seis sigma, al respecto, se señala, que es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento. Seis Sigma pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar mejores resultados.
La meta de Seis Sigma es especialmente ambiciosa cuando se tiene en cuenta que antes de empezar con una iniciativa de Seis Sigma, muchos procesos operan en niveles de 1, 2 y 3 sigma, especialmente en áreas de servicio y administrativas.
Se insiste en señalar, De aquí que la gerencia no puede pasar por desapercibido lo que aporta seis sigma, al respecto, se señala, que es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento. Seis Sigma pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar mejores resultados.
No nos debe sorprende que se indique, que "Las compañías que aplican Seis Sigma tienen como meta lograr una calidad cada día más perfecta, estando dispuestas a aceptar y manejar reveses ocasionales".
Que tener en cuenta que un cliente insatisfecho lo contará su desafortunada experiencia a entre nueve y diez personas, o incluso más si el problema es serio. Y por otro lado el mismo cliente sólo se lo dirá a tres personas si el producto o servicio lo ha satisfecho. Ello implica que un alto nivel de fallos y errores son una fácil ruta a la pérdida de clientes actuales y potenciales.
Variables e indicadores de la metodología seis sigma.
Podemos considerar que un defecto seis sigma se define como cualquier resultado que no satisfaga las especificaciones del cliente y/o comerciales.
Una oportunidad seis sigma es el número total de probabilidades de que pueda ocurrir un defecto. Un nivel seis sigma describe de de forma cuantitativa como rinde un proceso o servicio midiendo los defectos en relación con un millón de oportunidades.
Variables e indicadores
· definir el problema o el defecto
· medir y recopilar los datos
· analizar los datos
· mejorar
· controlar
Medir
Tener en mente que procesos existen en el área, cuales son las actividades, quienes son los dueños, que personas interactúan en el proceso directa e indirectamente, quienes podrían ser parte del equipo para cambiar el proceso etc.
Definir
Estallar las necesidades del cliente y sus expectativas, entender los factores críticos de la calidad como guía para los proyectos siguientes. Desarrollar equipos de trabajo y estructuras genéricas para futuras implementaciones, seleccionar la información básica disponible del cliente, producto o negocio, diseño de flujo de gramas de las funciones, canales clientes y proveedores.
Roles y responsabilidades de los integrantes del equipo seis sigma
En el trabajo todos somos parte de un equipo y tenemos responsabilidades y compromisos que cumplir. Además, siempre de alguna forma u otra nuestras obligaciones están enlazadas con las de los demás, y si fallamos en el cumplimiento, lo único que logramos es retrasar el trabajo.
Las principales características para contar con un equipo de trabajo eficaz y que actúe con responsabilidad son:
Planeación de actividades: Planea las actividades, visualízalas en términos del tiempo que requerirás para realizarlas y organiza tu tiempo.
Liderazgo: Todo trabajo en equipo debe tener un líder con el objetivo de tomar las riendas y trazar un camino por donde seguir.
Las principales características para contar con un equipo de trabajo eficaz y que actúe con responsabilidad son:
Planeación de actividades: Planea las actividades, visualízalas en términos del tiempo que requerirás para realizarlas y organiza tu tiempo.
Liderazgo: Todo trabajo en equipo debe tener un líder con el objetivo de tomar las riendas y trazar un camino por donde seguir.
Comunicación: Es vital para poder transmitir ideas y sentimientos. La falta de comunicación entre los miembros de un equipo puede producir un mal entendimiento de las cosas.
Compromiso: Es la base de las empresas que logran trascender. Significa que todos los miembros del equipo se sientan parte de él y siempre busquen el mejor resultado para el bien de todos. Implica exigencia, esfuerzo y dedicación.
Ya conocimos cómo funcionan los equipos de trabajo. Ahora, ¡a la práctica! Recuerda inyectar a cada miembro del equipo el sentido de responsabilidad para que cada uno de los integrantes cumplan con sus tareas en el tiempo propuesto.
La falta de un excelente equipo de trabajo es un defecto que deteriora el trabajo y la imagen de las organizaciones y limita su crecimiento.
Ya conocimos cómo funcionan los equipos de trabajo. Ahora, ¡a la práctica! Recuerda inyectar a cada miembro del equipo el sentido de responsabilidad para que cada uno de los integrantes cumplan con sus tareas en el tiempo propuesto.
La falta de un excelente equipo de trabajo es un defecto que deteriora el trabajo y la imagen de las organizaciones y limita su crecimiento.
Aplicación de la metodología seis sigma.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS
Dentro del arsenal de herramientas utilizadas para soportar Seis Sigma, se encuentran casi todas las conocidas en el mundo de la Calidad tradicional, TQM, etc. Se pueden mencionar entre otras:
· CIP, Procesos de Mejora Continua.
· Diseño/Rediseño de Procesos.
· Análisis de Varianza, ANOVA.
· Cuadro de Mando Integral, BSC.
· La Voz del Cliente, VOC.
· Pensamiento Creativo.
· Gerencia de los Procesos.
· Control Estadístico de Procesos, SPC.
Los elementos clave que soportan la filosofía Seis Sigma y que aseguran una adecuada aplicación de las herramientas, así como el éxito de esta iniciativa como estrategia de negocios, son los siguientes:
· Identificación de los elementos Críticos para la Calidad (CTQ), de los clientes Externos.
· Identificación de los elementos Críticos para la Calidad (CTQ), de los clientes Internos.
· Realización de los análisis de los modos y efectos de las fallas (FMEA).
· Utilización del Diseño de Experimentos (DoE), para la identificación de las variables críticas.
· Hacer Benchmarking permanente y establecer los objetivos a alcanzar, sin ambigüedades.
6. DIFERENCIAS ENTRE CALIDAD TRADICIONAL VS. SEIS SIGMA
¿Qué hace diferente a Seis Sigma de la Calidad Tradicional? No están soportadas por prácticamente las mismas herramientas y métodos conocidos por los practicantes de la Calidad Total, TQM, etc. Las diferencias quizá residen en la forma de aplicar estas herramientas y su integración con los propósitos y objetivos de la organización, como un todo. La integración y participación de todos los niveles y funciones dentro de la organización es factor clave, respaldado por un sólido compromiso por parte de la alta Gerencia y una actitud proactiva, organizada y sistemática en busca de la satisfacción tanto de las necesidades y objetivos de los clientes, como de las necesidades y objetivos de la propia organización.
Proceso de implantación del seis sigma
Un sistema de tan elevada exigencia, puede acarrear muy buenos beneficios a la organización, siempre y cuando su implementación, como así su seguimiento, sean adecuados y evaluados periódicamente.
La metodología de mejora de procesos, centrada en la eliminación de defectos o fallas en la entrega de un producto, puede llegar a satisfacer las necesidades de los clientes que recurren a la industria de servicios. Para ello, es menester “eliminar” cualquier evento en que el servicio ofrecido no logra cumplir los requerimientos del cliente.
Con ellos se busca obtener ciertos beneficios, los cuales, Six Sigma encierra en sí mismo: mejoramiento de la rentabilidad y la productividad. Partiendo principalmente de la satisfacción del cliente.
En la industria de la producción, dicho modelo ha probado ser factible. Pero, ¿es posible su aplicación a nivel de la gestión de servicios? Algunas organizaciones comenzaron su aplicación a través del departamento de servicios. Es el caso de Jack Welch en General Electric.
Para argumentar esta propuesta, se utilizarán las experiencias de diversos autores especialistas en la materia, los cuales serán citados en cada una de las páginas correspondientes.
